Ofimática: Crea tablas dinámicas con Excel

La utilización de tablas dinámicas con Microsoft Excel suele asustar a algunos usuarios pero es una excelente herramienta para analizar datos.

Publicado el 03 Feb 2009

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Para analizar unos datos a partir de una tabla dinámica, necesitamos primero la tabla de la que cogeremos los datos. Para ello hemos creado una en la que vamos a reflejar las horas de trabajo empleadas por los miembros de una familia en el trabajo de la casa. En la primera columna define las categorías como la cocina, el jardín, etc. Las tareas las especificamos en la segunda columna especificamos las tareas de forma concreta mientras que en la tercera le asignamos un nivel de dificultad o esfuerzo en realizarlas, primero definimos el nivel y luego le asignamos un valor, en este caso 5, 10 y 15. Por último le asignamos una columna para cada miembro de la familia. En cada fila escribiremos el número de veces que realiza esa tarea semanalmente. De momento la tabla que hemos creado es simplemente un cuadrante, no tiene todavía el formato de Tabla Dinámica. 1. Lo primero que debemos hacer es arrancar el asistente para tablas dinámicas. Para ello nos dirigimos a la opción de menú Datos/Informe de tablasy gráficos dinámicos. Una vez lo hemos iniciado, dejamos que los valores asignados sean por defecto, es decir tan sólo pulsamos en Siguiente en el primer paso. El segundo paso es definir el rango de datos. Lo normal es que, por defecto, venga ya seleccionado, en nuestro caso las celdas comprendidas entre los valores A1 y G14. Se nos consultará si queremos que los datos se exporten a una tabla nueva. Esta es la mejor opción por lo que dejaremos las opciones marcadas por defecto y hacemos clic en Finalizar.

2. Ahora nos toca definir el criterio de análisis. Para ello, Excel nos proporciona una herramienta bastante útil a la que accedemos finalizando el asistente que hemos arrancado en el paso anterior. Al finalizarlo, en una nueva hoja del mismo libro, tal y como le hemos indicado en el paso anterior. En la nueva hoja nos aparecerá la estructura de la nueva tabla y dos ventanas, en una de ellas se reflejan los campos referentes a las columnas y en la segunda la barra de tareas de la tabla dinámica. El siguiente paso consiste en aplicar los filtros en función de las categorías y las tareas. Para ello arrastramos las columnas originales A y C, correspondientes a Trabajos y Categorías al área denominada Coloque campos de página aquí. A continuación arrastramos el campo correspondiente a la columna B, es decir Tareas a Coloque campos de fila aquí. El de Valor a Coloque campos de columna. El último paso sería trasladar los que tienen que desarrollar las tareas, es decir, Chufi, Susi y Regina al área dedicada a los datos.

3. Si todos los pasos realizados son correctos, la tabla dinámica nos mostrará el trabajo de cada uno de los integrantes de la familia atendiendo a las tareas a realizar. En la parte de debajo de la tabla se nos muestra el valor del trabajo de cada uno de los integrantes, pudiendo observar quién trabaja y quién trabaja menos. Esta operación nos permite no sólo que veamos quién trabaja más y quién menos, también podemos desglosar el trabaja que realiza cada uno, por ejemplo, podemos visualizar en la tabla el trabajo realizado por una sola persona, en nuestro ejemplo, Susi. Otra posibilidad de mostrar los datos es atendiendo a cada uno de los integrantes de la familia. Para ello seleccionamos la casilla B5 y la arrastramos sobre la A5, de esta forma el criterio se basaría en las personas y no en las tareas. Esta forma de visualización puede resultar más útil para ver el desglose de las tareas de cada uno.

4. Las tablas dinámicas también pueden realizar cambios en los criterios de muestra, es decir, le podemos decir cómo queremos que nos muestren los datos. Para ello nos podemos servir de la barra de tareas de las tablas dinámicas, la barra flotante que nos acompaña desde el primer paso. Si hemos introducido algún dato nuevo o lo hemos modificado, pulsaremos en el botón de exclamación en color rojo. De esta forma la tabla mostrará los cambios que hayamos realizado. Pero más vale un gráfico que una tabla. Para ello nos dirigimos a la barra de tareas de las tablas dinámicas y pulsamos en el botón Asistente para gráficos. Al pulsarlo, Excel nos mostrará en un sencillo gráfico toda la información que hemos introducido previamente, siempre atendiendo a los criterios que hemos seleccionado anteriormente. Estos criterios podemos cambiarlos y pulsar de nuevo en este botón para que nos muestre la nueva tabla.

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Redacción TICPymes

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