Ocho trucos de Google Workspace para un año 2023 más productivo

Establecer filtros en el correo electrónico, definir el horario en el calendario, consultar las tareas… son algunos de los consejos para que la tecnología esté al servicio de los trabajadores

Publicado el 15 Dic 2022

September 28, 2022, Brazil. In this photo illustration, the Google Cloud Platform logo is seen displayed on a smartphone

El 2022 ha estado marcado por la implantación del trabajo híbrido y para ello ha sido necesario alternar distintos contextos, entornos y herramientas de trabajo. Desde Google Workspace proponen probar ocho funciones para gestionar mejor el tiempo y aumentar la productividad.

  1. Cambiar el modo en que se emplea el tiempo. Para las personas que tienen una agenda apretada la categorización por colores del Calendario puede ayudar a organizarse mejor. Si se asigna a cada evento una etiqueta de color Time Insights dará una idea del tiempo que se dedica a ese tipo de acciones. De este modo se puede gestionar mejor el tiempo que se dedica a cada evento y se cumplirán mejor los objetivos.
  2. Definir tu horario de trabajo y tu ubicación. En los entornos híbridos es fácil continuar trabajando fuera de horario. Si se establece en el Calendario cuál es el horario saltará una notificación cuando quieran establecer una reunión fuera de la jornada laboral. También se puede definir la ubicación del trabajo para que todos los compañeros sepan cuándo se pueden mantener reuniones presenciales.
  3. Asignar franjas de tiempo para que otras personas programen reuniones. Con la función “Appointment slots” del Calendario se pueden bloquear ventanas de tiempo para establecer reuniones. Funciona de manera similar a la notificación “Fuera de la oficina”. Para crearlo hay que crear un nuevo evento y seleccionar la opción “Franja horaria para citas”; con eso se indica que ese horario está libre para reuniones.
  4. Consultar tareas con claridad. Al activar la función “Tareas” en el Calendario se puede tener a simple vista la lista de tareas pendientes. Con esto se puede hacer un seguimiento de las tareas atrasadas y personalizar la programación recurrente.
  5. Filtrar el correo electrónico. Para recuperar el control del correo se pueden establecer reglas que redireccionen los mensajes según llegan a la bandeja de entrada. Por ejemplo, si se reciben muchas newsletters se puede configurar un filtro con la condición: “Has the words: unsubscribe”. También se puede establecer un filtro para que los mensajes de los compañeros o los superiores estén marcados con una estrella de prioritarios.
  6. Escribir los correos más deprisa. Con la redacción inteligente y el Smart Reply se pueden escribir de forma predictiva los mensajes. También existe la opción de procesar los mensajes sin abrirlos en el correo. Con esta función se pueden eliminar los mensajes de la bandeja de entrada o posponerlos para que vuelvan a aparecer en la bandeja de entrada en el momento que se elija.
  7. Ponerse al día de las reuniones. Para tener flexibilidad se pueden grabar las reuniones de Google Meet para verlas en otro momento. Otra herramienta son las transcripciones automáticas de las reuniones que generan en un documento el texto del meeting.
  8. Colaborar en línea de manera más eficaz. Para crear un nuevo documento solo hay que escribir “doc.new” en el navegador, o “@” en un documento para generar una lista de personas y contenidos recomendados. Los usuarios también pueden crear documentos con un alto grado de personalización y organización. Tienen a su disposición una serie de plantillas de tablas, que les permiten insertar rápidamente bloques de construcción para elementos comunes del flujo de trabajo; por ejemplo, una hoja de control de los contenidos de un lanzamiento, activos de un proyecto, una hoja de revisión o la hoja de ruta del producto.

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Redacción TICPymes

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