La oficina sin papel se impone para ahorrar costes

Las empresas pueden ahorrar entre un 5 y un 15% de sus ingresos, reducir el tiempo de búsqueda digital y disminuir el espacio físico.

Publicado el 08 Oct 2009

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Un ahorro de costes que representa entre un 5 y un 15% de los ingresos de una empresa, una disminución en el tiempo de búsqueda de documentos de 30 minutos por empleado y día, y un 98% más de espacio en la oficina, son argumentos más que poderosos para que las empresas, y las pymes en particular, comiencen a considerar seriamente la implantación de soluciones de gestión documental integrales. Kyocera es uno de los proveedores que más ruido quiere hacer en este negocio y para ello ha anunciado una agresiva estrategia dirigido a convencer a las empresas y a sus partners de negocio de las ventajas de adoptar esta tecnología.

Como explica Roland Ruiz, jefe de gestión documental de Kyocera, los documentos en papel de una empresa representan más del 30% del total, lo que obliga a tomar decisiones para poder replicar digitalmente los procesos de negocio y mejorar la competitividad. “Al ahorro de costes y de tiempo se suma una disminución de los problemas operativos derivados de la manipulación de los archivos físicos por parte de los empleados, y todo ello reduce también el gasto asociado al manejo de papel”.

Kyocera ya ha desarrollado doce proyectos de relevancia en el ámbito de la gestión documental con empresas como Amadeus, la firma constructora gallega Grupo Fuentes o el mayorista hortofrutícola Sanlúcar, con el que han conseguido unos ahorros de costes de 220.000 euros, el 3% de la facturación. El reto en este año fiscal que finaliza en marzo de 2009, es suscribir acuerdos con al menos 20 empresas.

La firma quiere motivar especialmente a su canal de distribución en la tarea de dar a conocer su línea de soluciones de gestión documental y para ello tiene previsto desarrollar un programa de formación específica para comercializar estas soluciones. “Durante un año les estaremos acompañando a los proyectos pero luego les dejaremos trabajar solos”, asegura al respecto Roland Ruiz. El objetivo es conseguir la implicación de al menos 15 ó 20 partners certificados para ganar nuevos clientes.

Conocida hasta ahora como una empresa especializada en soluciones hardware,la firma quiere posicionarse como uno de los líderes de este mercado con una solución que incluye el software Docuware, servicios profesionales y mantenimiento. Con esta herramienta es posible determinar que ciertas facturas, libros diarios o informes se ubiquen en el mismo archivador de forma mecánica y sin necesidad de que el empleado invierta tiempo en dicha gestión. Esto se consigue a través del reconomiento OCR, que identificará los datos de cada documento a través de palabras clave o códigos de barras , lo que permitirá organizarlos y almacenarlos correctamente.

Además del aumento de la eficacia operativa y el ahorro de costes esta solución también permite incrementar las políticas de seguridad y legalidad y mejorar los plazos de recuperación ante desastres.

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Mónica Hidalgo

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