La imagen de un despacho de abogados normalmente se asocia con muebles llenos de carpetas y papeles. El 80% de los despachos prefieren mantener la tradición para asegurarse de que esa documentación delicada está bajo su guardia y custodia. “Probablemente desconocen que los sistemas de digitalización permiten garantizar la conservación segura al tiempo que facilitan ahorros de al menos un 60% en la gestión documental y mejoran sensiblemente la eficiencia de los procesos”, apunta Cristina Gómez, Directora de Consultoría de SGAIM. Empresas como SGAIM facilitan no sólo la digitalización documental, sino la autoclasificación de cada documento y la captura de datos. “Eso nos permite practicar una gestión segura y uniforme de los datos confidenciales garantizando siempre su conservación y localización”, añade Gómez. Por supuesto, toda la información digitalizada es integrada en la plataforma del despacho para que se pueda acceder a ella de manera rápida y segura, agilizando los procesos, minimizando la pérdida de documentación y mejorando la eficiencia del despacho. “Hace falta un cambio cultural; la seguridad y la confidencialidad son claves, pero estas no se garantizan con la cercanía física, sino con sistemas electrónicos eficaces y seguros”, concluye Gómez.
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