¿Cómo deben prepararse las organizaciones para implantar el trabajo híbrido?

Las organizaciones pueden convertir los retos en oportunidades y utilizar el trabajo híbrido como un verdadero atractivo en la guerra por el talento.

Publicado el 08 Abr 2022

Group of people working out business plan in an office

En el mundo laboral actual, las condiciones de trabajo son tan importantes como los salarios para atraer y retener a los empleados. Los trabajadores esperan que sus empresas estén totalmente equipadas para una forma de trabajo más híbrida. En uno de nuestros estudios hemos comprobado que 1 de cada 3 empleados quiere cambiar de trabajo por problemas relacionados en su empresa con la puesta en marcha de esta nueva forma de trabajar.

Pero, si una empresa quiere poner en marcha un nuevo esquema de trabajo híbrido, ¿cómo ha de proceder? Barco ClickShare, negocio especializacdo en soluciones de visualización y colaboración para sus clientes de empresa, ha preparado una lista de comprobación que puede ayudar a las organizaciones para enfrentarse a esta nueva realidad. Hay que tener en cuenta que no existe un modelo único para el trabajo y las reuniones híbridas. La flexibilidad será clave en cualquier organización híbrida.

1. Analice la situación

  • ¿Cuál es el modelo de trabajo actual en su organización?
  • ¿Cómo trabajan los empleados? ¿En la oficina, en casa o de forma híbrida? Haga un esquema de la situación en cuanto a ubicaciones, horarios de trabajo, niveles funcionales, etc.
  • ¿Qué opinan los empleados y los directivos de todos los niveles de la empresa sobre el modelo de trabajo actual?
  • Lleve a cabo una encuesta.
  • Implique a los trabajadores en todas las fases de la creación y aprobación de la política.
  • Obtenga una idea de lo que esperan sus empleados.

2. Establezca objetivos y expectativas claros para el trabajo híbrido

  • ¿Qué espera mejorar la empresa con el trabajo híbrido?
  • Defina objetivos sobre productividad, conciliación de la vida laboral y familiar y las métricas para medirlos.
  • Alinéese con los objetivos, la misión o los valores de su organización.
  • Y, al mismo tiempo, defina expectativas claras para los empleados sobre la disponibilidad, las herramientas de planificación y la comunicación.

3. Empezar a diseñar un nuevo marco de trabajo

  • Defina una política de trabajo híbrido clara con su modelo de trabajo híbrido ideal
  • Descríbalo detalladamente, teniendo en cuenta los diferentes niveles de antigüedad, los roles laborales y los departamentos.
  • Diferencie cuando sea necesario e ilustre con los mejores ejemplos.

4. Preparar los espacios de trabajo

Diseñar la oficina en casa

  • Compruebe si los empleados en casa tienen equipos para puestos de trabajo independientes con una silla adecuada, una mesa y una iluminación apropiada.
  • Defina si va a participar en los costes de adecuación de la oficina en casa o en la ayuda económica para la energía, la calefacción o Internet. Recuerde lo ya estipulado por la nueva legislación.

Diseño de la oficina central

  • ¿Cómo va a organizar el espacio de la oficina y las salas de reuniones?
  • ¿Necesita más salas con vídeo o espacios de reunión?
  • ¿Ha pensado en los espacios de trabajo basados en la actividad?
  • Consúltelo con los colegas de servicios generales. Un rediseño del espacio de oficina no se hace de la noche a la mañana.

5. Invierta en la tecnología adecuada

Tecnología para la oficina en casa

·Asegúrese de que los trabajadores en casa estén equipados con los siguientes elementos básicos

  • Ordenador portátil, teclado y ratón
  • Monitor o cámara web adicional
  • Auriculares con cancelación de ruido
  • Conexión a Internet de alta velocidad
  • Acceso a los datos y plataformas de la empresa

Tecnología para la oficina

  • ¿Necesita invertir más en herramientas de colaboración de vídeo para las salas de reuniones?
  • ¿Qué plataformas de UC&C se prefieren?

· Implique a tiempo a los colegas de TI. Necesitará su ayuda para desplegar e implementar este nuevo planteamiento virtual del trabajo. Es posible que necesite plataformas adicionales para las comunicaciones, el almacenamiento de archivos, la gestión de proyectos, etc.

Conectar el hogar y la oficina

  • ¿Se puede trabajar y conectar el hogar y la oficina de forma segura? Es posible que surjan problemas de ciberseguridad cuando se quiera acceder a los datos de la empresa de forma remota.
  • Infórmese sobre la tecnología de colaboración y las soluciones de video colaboración. Una sala de reuniones bien configurada hace que la experiencia de todos los usuarios sea fluida, independientemente de si están en la oficina o en remoto.

6. Haga que todo el mundo se implique

  • Comuníquese y obtenga retroalimentación frecuente
  • ¿Puede incorporar lo híbrido a la cultura de la empresa? Encuentre formas de estimular la creación de equipos, la conexión y la colaboración entre colegas.
  • ¿Cómo va a actualizar y mejorar la política? Recabe opiniones con regularidad y reevalúe cuando sea necesario.
  • ¿Cómo va a comunicar las nuevas normas y disposiciones?
  • ¿Puede utilizar el trabajo híbrido como tema de conversación a la hora de contratar personal? No se olvide de las nuevas contrataciones y de su puesta en marcha.
  • Forme y eduque a los empleados en el uso de la colaboración por vídeo.
  • Elija soluciones tecnológicas sencillas y fáciles de usar.

Ya es hora de abordar el trabajo híbrido y las reuniones en las empresas. Las organizaciones pueden convertir los retos en oportunidades y utilizar el trabajo híbrido como un verdadero atractivo en la guerra por el talento

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Redacción TICPymes

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