Cada organización se plantea todas estas preguntas a la hora de analizar cómo podría incrementar la productividad y eficiencia de sus recursos e inversiones disponibles, un proceso que frecuentemente suele realizarse de forma intuitiva y no planificada. Además, el asunto puede complicarse bastante puesto que afecta, efectivamente, a todos los procesos internos de gestión del negocio, a las personas que desempeñan las tareas y a los medios disponibles.
Actualmente, la mayoría de las empresas aceptan la conveniencia de encadenar funciones dentro de la organización, en forma de lo que denominamos flujos de trabajo, como sería, por ejemplo, la suscripción de un seguro. A cada flujo de tareas se le adscribe una dimensión humana, que afectan a la capacidad, disponibilidad, costes… etc. Pues bien, un primer paso relativamente aproximado sería orientar la organización hacia estos procesos, ya que si logramos centrarnos en estos flujos de trabajo, podremos obtener y ponderar el proceso. Es decir, podremos dimensionarlo, medirlo, monitorizarlo y gestionarlo, lo que supone una manera muy fiable de observar de forma tangible nuestra actividad dentro de la organización. Es por este motivo, por el que cada vez es más frecuente la figura del responsable del proceso encargado de diseñar, definir, dimensionar y decidir cómo se ejecutan los procesos. Este perfil ha logrado simplificar y normalizar los procesos de negocio, función que antes era desempeñada por personas implicadas desde diferentes departamentos (comercial, suscripción, de back office, ¡más los de tecnología!). Es una forma de normalizar los desarrollos de los procesos, en donde intervienen multitud de personas que soportan el proceso, por ejemplo, en la citada suscripción del seguro intervienen un responsable de desarrollo del modulo de solicitudes de seguro, un responsable de desarrollo del modulo de cotizaciones, un responsable de desarrollo del modulo de suscripción, etc.
Otra manera de aproximarnos y cuantificar los procesos esdesde el punto de vista de los medios, en donde encontramos dos posibles alternativas. Una desde el diseño para la descripción y caracterización del proceso, con el modelizado funcional del proceso y sus correspondientes secuencias de subprocesos, validaciones, dimensión, capacidades, ect… Para lo que, hay disponibles herramientas comerciales muy asequibles de diseño de procesos que permiten inventariar, documentar, simular los procesos mediante técnicas sencillas diseño de experimentos. Y la otra alternativa de aproximación que se puede abordar es desde la ejecución de los procesos diseñados que se llevan a cabo en la empresa, de cómo tratarlos sistemáticamente, lanzarlos, secuenciarlos y finalizarlos de forma automática. Es este segundo caso, aparece la necesidad de mayores inversiones y recursos para adoptar una arquitectura de referencia con un motor de ejecución de procesos y de secuenciación de los servicios, validaciones y llamadas a terceros sistemas.
Abordar un proyecto de transformación de este tipo reportará a la empresa beneficios en términos de ahorros de costes por la racionalización de medios y por la mejora de la competitividad garantizando la seguridad y fiabilidad de los procesos de ésta, además de permitir evolucionar hacia organizaciones mas flexibles y dinámicas.
Por tanto, les invito y les animo a trabajar en este sentido para alcanzar el éxito, a que reflexionen sobre el tema y en definitiva a que conozcan mejor a sus organizaciones trabajando de forma mas inteligente.
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