El cierre anual suele ser una fuente de estrés para los equipos financieros, sometidos a una gran presión. Pero también para la alta dirección, impaciente por ver los resultados.
Para reducir este nivel de estrés, y que el cierre anual no suponga una carga adicional de trabajo, lo mejor es anticipar ciertas tareas. Además de mejorar los tiempos y eliminar una importante fuente de presión, la anticipación aportará mayor fiabilidad a la gestión financiera y contable. Y hará que todos los asociados sean más sencillos para todos. Incluso, para las áreas no financieras que también tendrán que intervenir en la generación de datos.
El pre-cierre o cierre provisional completo, así como el cierre anticipado de determinadas partidas cuando el flujo del último mes puede estimarse fácilmente, son dos prácticas que las pymes pueden aplicar para simplificar sus cuentas anuales. La combinación de ambas permite repartir la carga de trabajo de los equipos contables. Y, liberar tiempo para optimizar las funciones del día a día, o la planificación del año siguiente.
Pablo Couso, director comercial de Datisa dice que “estas técnicas, permiten también, identificar incoherencias o inconsistencias contables. Y abordarlas con suficiente antelación. La principal ventaja de los cierres anticipados es evitar que los equipos trabajen con prisa. O bajo una presión adicional. Y mejorar, por tanto, la calidad de los análisis que se realicen”.
Por otro lado, la organización de los trabajos de cierre es clave para el éxito del proceso. Es importante establecer los calendarios adecuados. Y, además de las instrucciones estándar, incluir recordatorios con los principales hitos de cierre a cumplir. El calendario general debe incluir todas las tareas a realizar: contabilidad general, activos fijos, contabilidad de terceros, flujo de caja, etc.
Para que sea eficaz, este documento deberá indicar las áreas que proporcionan y reciben la información necesaria para el cierre. También las fechas en las que se deberá facilitar la información. Y, muy importante, su distribución no debe limitarse a los equipos financieros. Todo el mundo en la ruta crítica del cierre, incluidas las áreas no financieras, debe implicarse. Y ser consciente de su papel en el proceso de cierre de las cuentas anuales.
Utilizar un ERP financiero permitirá digitalizar el proceso de cierre. Y la presentación de diferentes informes. Y hacer que todo sea más rápido y fiable al automatizar las tareas recurrentes. De esta manera, las pymes podrán incrementar su eficiencia. Además de mejorar su productividad evitando la acumulación de tareas necesarias, pero, de escaso valor para el negocio.
Una buena preparación del trabajo de cierre, que combine la anticipación de los procesos y la organización de las tareas, combinada con el uso de un ERP financiero, contribuye a que el cierre anual no sea un drama. Digitalizar el cierre anticipado de las cuentas refuerza los controles. Y, por lo tanto, mejora la calidad del proceso. Es decir, la fiabilidad de las cuentas.
