Ignacio Herrero del Campo, Director General de Ahora Soluciones El control del stock y de la cadena de suministro asegura que el producto estará disponible en los puntos de venta en el tiempo y a través de los canales más adecuados y además nos reportara información valiosa para el control de la producción. Para cualquier compañía una rotura del stock es un error que pocos consumidores perdonan y un hándicap para los retailers.
Se trata de un proceso a medio camino entre la gestión de existencias y la gestión de pedidos o distribución que a menudo se solapa con ellas. La gestión de las existencias, como activo circulante, determina el balance de la compañía, de ahí la necesidad de llevar a cabo un arduo control de las mismas ya que cualquier error de valoración podría llevarnos a una cuenta de resultados errónea.
La gestión de almacenes es fundamental para mejorar el time to market. Todos nosotros, como consumidores, cuando pagamos algo por un artículo, lo que queremos es llevarnos dicho producto con nosotros o, en el peor de los casos que nos aseguren que dispondremos del mismo en el menor tiempo posible. Y no perdonamos los retrasos, aunque estén debidamente justificados. La gestión de almacenes es más crítica en el caso de productos perecederos; en los que hay que controlar muy bien la cadena de suministro para que los productos salgan a su debido tiempo; en este caso se suele aplicar flujos de entrada y salida FEFO (First Expired – Fisrt Out), es decir en de la fecha más próxima a caducidad es el primero en salir.
Por suerte hoy, disponemos de herramientas informáticas especializadas para la gestión de almacenes. Las aplicaciones de gestión de almacenes no sólo reducen las tareas administrativas sino que además agilizan el desarrollo de procesos, optimizan la inversión en circulante (como ya hemos visto), mejora la calidad del producto al salir a tiempo de los almacenes, optimiza costes, reduce tiempos de proceso y por último, y quizás el factor más importante, mejora el nivel de satisfacción del cliente.
Sistemas flexibles
Un software de gestión de almacenes ha de ser lo suficientemente flexible como para amoldarse a las necesidades de cada almacén. Existen muchas formas de control y gestión de la mercancía. Aunque durante los últimos años hemos visto una clara tendencia hacia el uso de sistemas de radio frecuencia RFID, su uso aún es bastante marginal, y existen sistemas que aún estando obsoletos continúan utilizándose – no es raro ver aún llevar el control de almacenes a base de lápiz y papel, al menos en empresas de pequeño tamaño-. La pyme, aunque luego entraremos más en su particular problemática, está especialmente retrasada en la informatización de estos procesos debido al coste que hasta ahora implicaba disponer de una plataforma especializada y, más aún, de un ERP para gestión global de la compañía. Por suerte ya hay alternativas para estas organizaciones.
Pero volviendo al tema central de este artículo, es importante señalar que como proceso de carácter estratégico y táctico, informáticamente, las nuevas herramientas han de ser capaces de dar solución a la gestión de los recursos disponibles, las ubicaciones en las líneas de almacenes, adecuándose a la modalidad de gestión de los almacenes y los recursos técnicos y humanos disponibles. Los SGA (Sistema de gestión de Almacenes) deben permitir no sólo gestionar el stock sino también los movimientos de los operarios y de las máquinas encargadas de mantener los artículos.
Por lo general, estas aplicaciones vienen integradas en los llamados ERP como un módulo específico que al mismo tiempo cumple con las necesidades específicas de gestión de almacenes como es el manejo de los elementos de identificación automática (códigos de barras, tags de referencias, sistemas de picking por voz, etc) o de manutención automáticas (transelevadores, rotativos, torres de extracción, etc). De lo que se trata, por tanto, es de proveer a las empresas de una tecnología que les posibilite optimizar el espacio de almacenaje así como los flujos de mercancías.
Actualmente, la gestión de almacenes ha evolucionado mucho gracias a estas herramientas. Conjuntamente con los sistemas de gestión empresarial y aplicaciones de business intelligence, podemos disponer de una completa radiografía del proceso productivo, desde la materia prima hasta su adquisición por el cliente/consumidor que nos permitirá analizar y prever la demanda de productos a corto plazo y nuestra propia evolución. Gracias a la gestión de datos en almacenes hoy es posible contar con una trazabilidad de los productos en tiempo real, completa, sobre una base de datos accesible.
La oportunidad es FREEWARE
En España la automatización de los almacenes ya se ha llevado a cabo en la mayoría de las grandes superficies, sin embargo aún son muchas las pequeñas y medianas empresas que siguen operando con sistemas obsoletos, en ocasiones totalmente manuales, de gestión de almacenes que cuestan mucho tiempo y dinero a los empresarios. Y a pesar de que los responsables de dichas organizaciones conocen y reconocen los beneficios del software de gestión, sin embargo muchas de ellas y debido a una cuestión puramente económica, no cuentan con proyectos de modernización de sus infraestructuras a corto y medio plazo. Es probable que España sea uno de los países más retrasados de Europa en cuanto a la automatización e informatización de las cadenas de suministro.
La logística a nivel de la pequeña y mediana empresa adolece de una falta de inversión por costes, y por esta razón ya existen fabricantes en el mercado que están ofreciendo software especializado (ERPs completos con módulos de gestión de almacenes) bajo licencia FREEWARE, una oportunidad de oro para la pequeña y mediana empresa ya que FREEWARE, por definición significa que dicha aplicación no conlleva ningún tipo de gasto por pago de licencias. De este modo, la pequeña y mediana empresa puede ya disfrutar de un producto de calidad, económico, que se adapta a sus necesidades y que le permitirá mejorar su rentabilidad ayudándole a optimizar sus propios procesos logísticos.
FREEWARE se presenta como una solución para aquellas compañías que aún habiéndolo planificado nunca habían podido acceder a un software de este tipo debido al alto coste en el pago por licencias que implicaba su instalación. Pero también es una alternativa mucho más rentable para las grandes compañías ya que se trata de un modelo de comercialización único y revolucionario en el sector.
