No controlar qué cliente debe dinero, en qué cuantía y desde cuándo, puede repercutir en un aumento considerable de los impagos. De hecho, según datos del Instituto Nacional de Estadística, en septiembre de 2008 el número de efectos impagados al comercio fue de 613.170, lo que supone un 54,7% más que en el mismo periodo del año anterior.
Automatizar la gestión de los cobros
Un adecuado control de esta área permite prevenir estas situaciones y evitar llegar a la vía contenciosa, con el gasto económico y los dolores de cabeza que ello conlleva. Establecer una automatización de la gestión de cobros, permite un gran ahorro de tiempo a la vez que evita errores. Hoy en día, se pueden automatizar tanto las acciones relacionadas con remesas clásicas de documentos físicos (efectos, giros, pagarés, …), como aquéllas que se gestionan a través de ficheros normalizados por la Asociación Española de Banca.
Otra ventaja que conlleva controlar la gestión de los impagados a través de aplicaciones informáticas, es automatizar la gestión de reclamaciones, así como una serie de acciones paralelas como pueden ser informes de los gastos aplicados por el banco a causa de la devolución, asiento contable automático reflejando la nueva situación, etc.
Dificultades para financiarse
Otro de los problemas a los que se enfrentan muchas empresas hoy en día es el de conseguir financiación para el desarrollo de sus actividades, ya que los bancos han endurecido las condiciones de los préstamos y las peticiones se analizan con un foco aún mayor en los criterios de riesgo y rentabilidad. Las empresas deben presentar un plan de negocio viable, valorando la aportación de fondos propios y garantías, además de analizar si las condiciones propuestas por el banco son rentables.
A la hora de conceder un crédito, las entidades financieras suelen exigir un Plan de Viabilidad además de otro tipo de documentos. En el apartado económico financiero resulta importante presentar las previsiones de tesorería, además del balance y la cuenta de resultados. Para ello, facilita la gestión que las empresas cuenten con programas de gestión de la tesorería que permitan realizar previsiones de cobros y pagos (Análisis, clasificación y selección por deudores/acreedores, bancos, vencimientos, etc.). Estas soluciones informáticas, además, ayudan a realizar simulaciones con los préstamos que ofrece la entidad financiera, pudiendo analizar posteriormente si las condiciones propuestas son de interés o no.
Ventajas de la automatización
Estas herramientas también ofrecen una mayor autonomía en la generación y gestión de la información, permitiendo gestionar las previsiones de forma automática y precisa sin tener que depender de la información suministrada por los bancos. Asimismo, los ususarios tienen la posibilidad de contabilizar los cobros y los pagos de una manera segura y automatizada, adelantándose a la recepción de los extractos bancarios.
Todo esto permite a su vez un gran ahorro de tiempo, ya que en el supuesto de una auditoría, se puede obtener toda la información inmediatamente, incluyendo la justificación de las diferencias, a cualquier fecha, entre los saldos en contabilidad y los proporcionados por el banco.
La informatización de la tesorería ofrece de igual manera, y para un mayor conocimiento de los usuarios, la previsión de saldos para obtener las posiciones en las distintas cuentas bancarias, tanto a fecha de operación como de valor, considerando la información contable, las previsiones de ingresos y pagos (incluyendo préstamos e inversiones financieras), disponibilidad de cuentas de crédito, etc.
Estas soluciones permiten asimismo llevar a cabo una planificación presupuestaria, definiendo libremente las partidas sujetas a control presupuestario y manejarlas a un nivel de planificación, comparándolas con las previsiones conocidas y con las realizaciones.
En definitiva, unas adecuadas herramientas de gestión que permitan automatizar el control tesorero de las pymes, ofrecerán a estas empresas una ayuda importante a la hora de tener un adecuado control de los cobros y pagos, así como de optimizar la relación con los bancos para lograr con éxito financiación de estas entidades.
Ignacio Pomar, director general de DATISA
