¿Cómo preparar una reunión online correctamente?

Muchas empresas desconocen los códigos de comunicación y la preparación que hay que tener en cuenta para que las reuniones online sean productivas.

Publicado el 03 May 2010

Hoy en día y cada vez más, la conferencia web se ha convertido en una buena herramienta para organizar reuniones de trabajo, impartir formación a los empleados, o para realizar presentaciones comerciales. Además, de la ventaja obvia de la ubicuidad (pueden mantenerse reuniones con personas ubicadas en cualquier punto del mundo al mismo tiempo), se añaden ventajas como el ahorro de costes y de energía. Sin embargo, muchas compañías desconocen que, en este tipo de comunicaciones, hay que tener en cuenta una serie de códigos de conducta y comunicación propios de la reunión online. Asimismo, igual que se prepara una reunión “real”, la reunión “virtual” exige una planificación concreta que tiene mucho que ver con el tipo de tecnología que se utiliza.

-En la sala, hay que tener en cuenta el plano que escogeremos para que nos vean nuestros interlocutores y, partiendo de él, cuidar la presencia de todo el espacio.

-Puesto que una de las herramientas imprescindibles a la hora de mantener una reunión online es el ordenador, hay que preparar mucho que todo funcione correctamente y que todos los ficheros y documentos que queremos mostrar en la reunión están a mano y disponibles.

-La conferencia web es un tipo de tecnología que no requiere ningún tipo de descarga ni de instalación. Sin embargo, tenemos que tener muy en cuenta la conexión que tengamos. Por eso, en el momento de realizar la reunión online es primordial tener a punto nuestra conexión a la Red..

-Tan importante como el ancho de banda son los dispositivos de vídeo y audio de buena calidad. Si se usa la conferencia web diariamente, es necesario disponer tanto de una buena webcam, como en unos cascos adecuados. Contar con los dispositivos adecuados, permite una calidad de conversación mucho mayor y que sea más productiva.

-Lo mismo podemos decir de los materiales de presentación que se van a utilizar en la reunión online. Los documentos tienen que estar debidamente preparados para transmitir una imagen de profesionalidad.

“En una reunión online es muy importante tener en cuenta que, aunque no estemos en el turno de participación, es posible que nuestro micrófono esté abierto y que se “cuelen” frases que no queremos que se escuchen o incluso, ruidos como silbidos, suspiros o, simplemente, golpes con el boli en la mesa, por poner un ejemplo” apunta Robert Strobl, socio Fundador de Digital Samba, a lo que añade que “todo esto, además de provocar situaciones que pueden ser embarazosas, distraen e interrumpen la reunión. Por eso, lo mejor para evitarlo es cerrar nuestro micrófono cuando no estemos participando”.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que un buen micrófono para vídeo conferencias tipo casco, reduciría casi completamente este tipo de ruidos. Aún así, es necesario tener presente, tal y como lo haríamos en una reunión presencial, un nivel de protocolo.

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Redacción TICPymes

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