El Instituto Cervantes explota sus datos de la ‘A’ a la ‘Z’

La institución ha mejorado sustancialmente el proceso de explotación y ‘reporting’ de la información relativa a alumnos y cursos en los alrededor de 80 centros que tiene repartidos por el mundo, con la implantación de la herramienta Actuate.

Publicado el 11 Sep 2009

View of Cervantes Institute headquarters (former Rio de la Plata Bank building) in Madrid (Spain) from Calle de Alcala (street).

Creado en 1991, el Instituto Cervantes es una reconocida institución pública dedicada a la promoción y enseñanza del español y de las lenguas co-oficiales de España, así como a la difusión de la cultura española y de los países hispanohablantes. La institución que dirige Carmen Caffarel viene apostando desde su fundación por el uso de las nuevas tecnologías y mantiene un sólido compromiso con la aplicación de las TIC a la mejora de su actividad, una realidad de la que es una clara prueba el Centro Virtual Cervantes http://cvc.cervantes.es).

El Instituto Cervantes tiene su sede central en la madrileña calle de Alcalá, donde se encuentra uno de sus dos CPDs (el segundo se aloja en el TIC de Telefónica en Tres Cantos) y que, sumada a los centros y aulas que la institución tiene repartidos por todo el mundo, suponen alrededor de 80 sedes. Explotar la información relativa a los cursos y algunos matriculados en todos y cada uno de estos centros es una tarea estratégica y fundamental a la hora de obtener conocimiento para mejorar la toma de decisiones. “Resulta fundamental poder explotar y presentar información sobre, por ejemplo, los cursos u horarios más demandados o el número de diplomas de español por centro o por país, para responder a la demanda de información por parte de determinadas instituciones públicas, así como para adecuar las actuaciones del Instituto, tomar decisiones de marketing, etc.”, explica el responsable de la herramienta Actuate en el Instituto Cervantes, José Carlos Caro Barroso.

Tradicionalmente, el Instituto Cervantes venía realizando esta actividad de forma manual utilizando la herramienta Crystal Reports 8 para atacar las diferentes BBDD de sus distintos aplicativos -todas ellas Oracle 9i-, con el consiguiente consumo de tiempo y recursos; siendo habitual, por otro lado, que al realizar determinadas consultas pesadas, se produjeran caídas del servidor o que los ordenadores se quedaran colgados.

En esa tesitura y a través de la empresa Grupo Garben -a la que el Instituto Cervantes contrató en 2007 los servicios para la modernización de su aplicación de gestión de matriculas-, el departamento de Informática del Instituto llegó al conocimiento de la herramienta Actuatedel fabricante canadiense del mismo nombre y que NessPro distribuye en exclusiva en España.

Más eficiencia a menor coste

Tras analizar la versión superior de Crystal Reports y la solución Actuate, el Instituto Cervantes llegó a la conclusión de que la herramienta propuesta por Garben para dar respuesta a sus requerimientos en materia de reporting era la que mejor se adecuaba a sus necesidades. “A la hora de cambiar la aplicación de gestión de matriculación, nos vimos encorsetados por el sistema de reporting y apreciamos que necesitábamos una herramienta más eficiente. Actuate resultaba más rápida, ágil e intuitiva para los usuarios, ofrecía mejores tiempos de respuesta y mayor precisión y alternativas de búsqueda, además de ser bastante más económica que Crystal“, indica Caro. La referencia de la Seguridad Social, que utiliza la tecnología Actuate para explotar la información y realizar los informes relativos a la vida laboral de sus afiliados, terminó de inclinar la balanza hacia la herramienta Actuate.

Tomada la decisión, el Instituto Cervantes inició el proyecto de implantación que, como apunta el técnico, “se prolongó cerca de un año, dedicándose alrededor de seis meses a la migración de los informes hasta entonces residentes en Crystal y a la definición de nuevos informes”. Una vez en explotación para la aplicación de gestión de matriculas y visto su buen funcionamiento, el Instituto Cervantes decidió ampliar el alcance de Actuate a otros entornos, de forma que en la actualidad “Actuate proporciona la funcionalidad de reporting de cuatro sistemas: gestión de personal, gestión de matrícula, gestión de diplomas y gestión de convenios”, enumera Caro, para avanzar que la próxima aplicación a la que Actuate dará cobertura será la de gestión de actividades culturales.

Corriendo sobre Windows 2003 Server R2 en dos máquinas virtuales balanceadas residentes en un blade de HP virtualizado con VMware, la herramienta Actuate suma a día de hoy en el Instituto Cervantes un total de alrededor de 900 usuarios, unos 300 en la sede central y el resto localizados en los centros del Instituto Cervantes repartidos por Europa, América del Norte, América del Sur, África y Oriente Próximo.

Entre las mejoras conseguidas con la implantación de Actuate, Caro destaca la mejora en los tiempos de respuesta; de hecho, “Crystal tardaba en servir determinados informes tres o cuatro minutos, mientras que con Actuate no llega a los 50 segundos”. Por otro lado, la nueva herramienta ha reducido la carga de trabajo del departamento de Informática ya que “con la versión 8 de Crystal era necesario instalar un ActiveX en los puestos cliente y esa exigencia no existe con Actuate, lo cual ha incrementado la efectividad del departamento”. El nivel de satisfacción del Instituto Cervantes en relación con la tecnología Actuate es tan elevado que de cara al futuro ya se plantea la migración de de la versión 8 de Actuate hoy en explotación a su nueva versión 10, fundamentalmente a la búsqueda de nuevas funcionalidades.

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Redacción TICPymes

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