Según un estudio realizada el pasado mes de julio en Estados Unidos por Swiss Post Solutions -una multinacional con 7.400 empleados en 20 países y especializada en soluciones y procesos integrados de gestión documental para empresas- el 75% de los empleados de EE.UU. reciben paquetes personales en su lugar de trabajo al menos una o dos veces al año. Y de entre estos, un 20% afirmaba recibir paquetes personales una o dos veces por semana, lo que sin duda significa un impacto relevante, por no decir alarmante, para los costes logísticos internos de la organización.
Las razones para este incremento son fáciles de entender: el 40% de los encuestados señalaba no querer correr el riesgo de robo del paquete, un 39% argumentaba mayor comodidad, y el 32% indicaba que es requisito necesario firmar la recepción del paquete. Como conclusión podríamos indicar que el factor conveniencia decantaba esta decisión, incluyendo que en caso de existir un servicio de cartería en la organización, ¡¡en el 72% de los casos la entrega se realizaba en mano en su punto de trabajo, ¿Qué más se puede pedir !!
La encuesta se llevó a cabo para examinar patrones en base al considerable aumento de los envíos personales que se reciben en las empresas dada la creciente popularidad de las compras online. El resultado incluyó la opinión de 128
encuestados, que representaban a sociedades y empresas de diferentes tamaños en múltiples sectores.
El estudio también habló con los responsables de las carterías (en algunas organizaciones llamadas estafeta, registro, correos, paquetería, etc.) y en un 66% éstos coincidían en que las cantidades de paquetes entregados no paraban de crecer.
Casi una quinta parte de los departamentos de Facilities o Servicios Generales encuestados indicaban que el volumen se ha incrementado un 15% en comparación con el año anterior y el 53% señalaban que esta tendencia se debía a la recepción de paquetes personales que provienen de las compras online. Tanto es así que muchas empresas proveedoras, un 9%, se vieron obligadas a aumentar sus plantillas con profesionales a tiempo completo en estos periodos de mayor volumen.
Puesto que pasamos la mayor parte de nuestra jornada laboral en un mismo punto de trabajo, está aumentando considerablemente la solicitud de entrega de nuestras compras online particulares en dicho espacio laboral con la consecuente repercusión para las empresas. Un escenario que independientemente de la estacionalidad, ya sean fechas navideñas, jornadas concretas como el black friday o las rebajas, sólo hará que aumentar si atendemos a la previsión de crecimiento de la compra online en nuestro país.
La encuesta también señalaba que si bien un 38% de las empresas había intentado controlar estos flujos mediante la implementación de una política formal, solo el 1% mencionaba que no permitía la recepción de paquetes personales, por lo que esta práctica podía considerarse ya como una realidad instaurada en la práctica totalidad de las empresas. Una realidad que llevará a las empresas a fijar nuevas políticas específicas para la paquetería personal en las organizaciones y que ser verá determinada por la cultura corporativa; la seguridad, un elemento que al que cada vez somos más susceptibles; las limitaciones de espacio y, por últimos, los posibles siniestros como extravíos o deterioros que puedan darse con
este tipo de paquetes.
El estudio de Swiss Post es un buen marco para hablar del futuro de las carterías y su nueva funcionalidad. La cartería es el nexo de unión a nivel físico (documentación y paquetería) entre el entorno interno y externo de cualquier organización. Si bien dicha unidad fue perdiendo protagonismo según avanzábamos hacia una sociedad más digital, el e-Commerce el m-Commerce le ha dado un nuevo impulso y ahora nos encontramos en un marco especial, en el que las organizaciones deben asumir el impacto del incremento de una actividad que no corresponde a su negocio, siendo imprescindible disponer de herramientas para una gestión eficiente.
Conseguir controlar y conciliar lo personal y lo profesional sin generar costes adicionales para las empresas es un reto que los expertos en gestión de soluciones de cartería están ya afrontando con éxito mediante el consenso de reglas de negocio con el cliente, la creación de plataforma tecnológicas propias y una gestión online, que garantiza trazabilidad y visibilidad de todos los procesos.
Una gestión eficiente de este entorno permite asumir el incremento del flujo de paquetería entrante sin una escalada de costes, a la vez que se mantiene a los empleados satisfechos, conservando el recién adquirido “privilegio” de recibir paquetes personales en el trabajo.
