Como se explica desde Datisa, empresa que desarrolla y comercializa ERP para pymes, hablamos de artículos, en muchos casos, de primera necesidad, con fecha de caducidad, que precisan condiciones de almacenamiento óptimas y que exigen a los distribuidores garantizar un proceso de trazabilidad adecuado. Por lo tanto, mantener el nivel de tesorería correcto, incluso, por encima de lo necesario, supone para los distribuidores un “balón de oxígeno financiero” excelente para operar con seguridad, especialmente, en momentos críticos como el actual.
Grosso modo, gestionar el efectivo consiste en administrar el dinero que ingresa y el que gasta una organización. Pero, algo que, a priori, parece tan sencillo, se complica a medida que aumentan los proveedores y clientes que intervienen en los procesos comerciales. Por supuesto, cuanto más amplia sea la oferta de productos, más complicación habrá que sumar a la gestión financiera de los mismos.
En el caso de la distribución de los artículos sanitarios, el objetivo de la gestión eficiente de la tesorería no solo es garantizar la compra y puesta a disposición de los clientes de los artículos que demanden, sino aumentar la rapidez en la recaudación del cobro de sus ventas. Si, además, el distribuidor combina los datos que maneja con el dinero del que dispone podrá planificar la compra de nuevos productos con antelación y proporcionar a sus clientes, artículos complementarios a los que adquiere normalmente.
Es decir que, evitar las tensiones de la tesorería hace que los distribuidores de artículos sanitarios puedan aprovechar nuevas oportunidades de inversión y diseñar políticas estratégicas que permitan aumentar la rentabilidad de su negocio.
Ahora bien, como explica Pablo Couso, director comercial de Datisa “para esquivar posibles tensiones de tesorería es importante aplicar medidas de control que ayuden a establecer máximos y mínimos en la política de gastos e inversiones. La idea es evitar que un distribuidor que, en su operativa sea rentable, acabe en números rojos porque gasta más de lo que ingresa o porque no coordina los tiempos de entrada y salida de dinero de sus arcas. Es decir, una organización puede ser rentable, pero si gasta la mayor parte de efectivo, por ejemplo, en inventario, puede poner en una mala posición financiera al negocio para poder cumplir con sus obligaciones ordinarias”.
Entonces, desde Datisa se apuntan tres claves para aliviar las tensiones de tesorería. Claves que, además, impactarán en positivo sobre el éxito del negocio:
- Proporcionar visibilidad completa, control y seguimiento de auditorías para los procesos de almacenamiento y distribución.
- Facilitar el seguimiento y la trazabilidad de lotes y caducidades para evitar mermas, pérdidas o deterioros.
- Optimizar la gestión de proveedores y también la relación con clientes para garantizar que los procesos de cobros y pagos se realizan conforme a los acuerdos establecidos. En este punto, además, conviene destacar tres aspectos determinantes:
- Establecer políticas de cobros y pagos claras
- Diseñar procedimientos para reclamar el cobro de la deuda
- Definir criterios de minimización de riesgos
Los sistemas de gestión de recursos empresariales, ERP proporcionan el apoyo necesario para optimizar estos procesos. No solo proporcionan la información adecuada, a través de un acceso sencillo y rápido, sino que imprimen la flexibilidad y velocidad que demandan los distribuidores -también los clientes- en un momento en el que la demanda de estos artículos sanitarios se ha visto significativamente incrementada.
