Un nuevo estudio patrocinado porRicoh Europe expone las ventajas que suponen para las compañías españolas el uso del fenómeno bigger data: la digitalización de documentos impresos estratégicos con el objetivo de mejorar los procesos de toma de decisión dentro de las organizaciones.
Los líderes empresariales tienen muy claro que existe un importante valor empresarial bloqueado en documentos en papel, y el 90% está de acuerdo en que digitalizar y liberar los datos que contienen estos documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisión. Además, el 84% de los líderes de las organizaciones españolas cree que la digitalización de los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre el 5 y el 20%. Un 35% de estos cree que sería capaz de lograr un retorno que oscilaría entre el 5 y el 10%, y un 49% piensa que obtendría un ahorro entre el 11 y el 20%.
Ramon Martín, director general de Ricoh España, afirma que “los líderes actuales son conscientes de que las oportunidades empresariales que presenta el big data van más allá del ámbito digital. Existen documentos físicos que contienen datos empresariales de gran importancia para las organizaciones que también deben ser tenidos en cuenta como prioritarios dentro del proceso de digitalización”.
El estudio revela que más del 50% de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas. Esto no solo afecta a los procesos de toma de decisión, sino también a la productividad y a los resultados financieros de esa organización. La mayoría de los líderes (un 67%) está de acuerdo en que tardan demasiado tiempo en encontrar los datos que se necesitan en los archivos impresos. La obtención de los datos que se encuentran dispersos por archivadores, almacenes, sótanos y archivos que guardan los distintos empleados conlleva un gasto considerable.
A pesar de que el enfoque inicial de las iniciativas de big data se ha situado sobre los orígenes de datos digitales, los líderes de las empresas reconocen que, con una frecuencia cada vez más alta, existe un valor importante latente en los activos de información física. El 78% de ellos afirmó que hubieran sido capaces de aprender de la anterior recesión y de haber reducido el impacto de la actual si hubieran tenido un mejor acceso a datos históricos. Por ello, más del 75% de los encuestados ha empleado gran parte de su tiempo en la digitalización de datos históricos durante el periodo de recesión económica.
Los departamentos de recursos humanos, de finanzas y de compras siguen dependiendo, en muchos casos, de los procesos basados en papel, y las normas de conformidad dictan en muchos casos la forma en la que deben conservarse determinados datos impresos, como por ejemplo historiales clínicos. Sin embargo, la digitalización de los documentos impresos es una prioridad cada vez más imperiosa para las organizaciones. Siete de cada diez encuestados (un 75%) espera tener todos estos activos digitalizados en un plazo de tres años.
David Mills, COO de Ricoh Europe, añade “el primer paso para la gestión del bigger data es eliminar el misterio que los rodea. El resultado real que importa es tan solo uno, y no es más que recopilar, analizar y actuar en base a la información de calidad disponible, utilizándola para ofrecer un mejor servicio a los clientes, fidelizándolos y manteniéndolos como partidarios de sus servicios”.
