OpenText ha anunciado la disponibilidad de la versión 9 de su producto OpenText Document Server, Alchemy Edition (OpenText Alchemy). Se trata de la última versión de su conocida solución de gestión documental que ayuda a las pymes y a los departamentos de grandes compañías a capturar, almacenar, acceder, distribuir y archivar documentos transaccionales y de negocio de forma rentable.
“Las empresas, independientemente de su tamaño, deben ser responsables de controlar el número creciente de documentos generados y recibidos dentro de su organización”, señala Matthew Brine, director general de OpenText Fax and Document Distribution. “OpenText Alchemy se basa en los principios de simplicidad, usabilidad y fiabilidad para ofrecer una gama de nuevas capacidades en una interfaz web sencillo que facilita aún más el proceso de gestión de todo el ciclo de vida de los datos y documentos, desde su captura hasta su destrucción”.
Entre las nuevas capacidades de OpenText Alchemy se encuentra la tecnología patentada Single Click Entry de OpenText, que permite a los usuarios indexar rápidamente una amplia variedad de documentos sin plantillas OCR predefinidas o la necesidad de invertir en avanzadas soluciones de captura de documentos, lo que resultaría muy costoso. A diferencia de muchos otros productos de captura que se centran en dónde están los datos dentro de un documento, a los usuarios de Single Click Entry se les pide simplemente que identifiquen el formato de los datos.
Una vez que esto ocurre, Single Click Entry resalta aquellos valores para el usuario sin importar dónde aparezcan o el tipo de documento en el que se encuentren. El usuario simplemente realiza un clic para confirmar, así que no hay necesidad de teclear manualmente, ni hojas de separación y por tanto se producen menos errores en los datos. El workflow de los documentos permite a las empresas distribuir fácilmente los documentos entre los usuarios, reduciendo aún más los ciclos asociados con las revisiones y procesos de aprobación repetitivos. Los documentos pueden ser automáticamente dirigidos según sus metadatos, reduciendo aún más los ciclos de procesos y eliminando los errores de usuarios.
OpenText Alchemy también incluye ahora retención de documentos, lo que ayuda a las compañías a cumplir con sus propias políticas internas y regulaciones externas asegurando que los documentos de la empresa son retenidos o desechados en base a unas reglas de negocio definidas. Estas planificaciones automatizadas para el archivo o destrucción de los documentos ayudan a las empresas a protegerse frente a cualquier problema relacionado con el cumplimiento de normativas y las auditorías propio de los documentos.
Fácil de desplegar y utilizar, OpenText Alchemy reduce enormemente las consultas y peticiones al departamento de Soporte de TI al ofrecer a los usuarios de negocio interfaces familiares e intuitivas que les ayudan a almacenar, acceder y gestionar los documentos de su organización con confianza. Al simplificar todos los procesos de gestión de documentos, OpenText Alchemy permite obtener beneficios más rápidamente en cuanto a reducción de costes y mejora de la eficiencia en los procesos.
