Con el rápido crecimiento del teletrabajo, los documentos en papel y en formato digital entran y salen de la oficina a una velocidad cada vez más rápida, generando importantes retos para la seguridad de la información. Un nuevo estudio de la compañía de custodia y gestión de la información Iron Mountain sugiere que muchas empresas están fracasando a la hora de dar el apoyo y la orientación necesarios para proteger su información cuando los empleados trabajan desde sus casas.
El estudio revela que casi dos tercios de los empleados en Europa trabajan desde casa a jornada completa o parte de su jornada. En España, sin embargo, solo un 15% de las empresas orientan a sus empleados sobre qué documentos en papel y qué datos en formato digital pueden o no sacarse de la oficina, y solo un 14% tienen una política formal para gestionar el teletrabajo. La infraestructura tecnológica necesaria es un problema para muchas: un 67% de las empresas españolas no proporcionan el equipo adecuado y un 68,5% no da un acceso seguro a la intranet de la compañía. Casi uno de cuatro (un 24,4%) no da absolutamente nada a sus empleados que trabajan desde casa.
Muchas empresas españolas están permitiendo hábitos que ponen su información en riesgo. Esto incluye el uso de cuentas personales para enviar y recibir documentos de trabajo (58%), dejar documentos por casa (32%) y tirar papeles relacionados con el trabajo al cubo de basura doméstico (25%). Un 15% de los empleados españoles trabaja desde cafeterías o usa redes wifi para enviar documentación del trabajo (13%). «Todos estos hábitos hacen que la información sea vulnerable a ataques. Una brecha de datos a causa de alguno de los hábitos anteriormente citados podría tener graves consecuencias para el negocio. No solo hay más personas que trabajan desde casa, sino que lo hacen cada vez más a menudo». El estudio muestra que el 14% de los encuestados en España trabajan desde casa a diario y un 15% lo hace de dos a cuatro veces por semana.
Comentando este estudio, Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain, dice que “las empresas están permitiendo que su activo más valioso – su información – cambie la oficina por entornos no seguros. Una vez fuera de la empresa, las mejores prácticas de gestión de la información, como son el almacenamiento seguro y la destrucción de documentos, se desvanecen. Es vital que las empresas amplíen sus procesos de gestión segura de la información para que también funcionen en las oficinas en casa y en el teletrabajo. La seguridad de la información no solo concierne a la tecnología. No hay que olvidar el papel. Si se falla en esto, el mayor riesgo para la información de una empresa puede ser el cubo de la basura de un empleado”.
El estudio muestra que el nivel de teletrabajo varía en función de la posición. Es más común en puestos directivos: un tercio (32%) afirman trabajar desde casa todos los días y un 22% lo hacen de dos a cuatro veces por semana. Un tercio (35%) de los empleados de marketing trabajan de dos a cuatro veces por semana, seguidos por los profesionales de las TI, con un 21%. Las personas en puestos administrativos o en el departamento de RRHH tienen una menor tendencia a trabajar desde casa.
