Tradicionalmente, el control de los costes se ha puesto en el centro de las prioridades de los equipos de compras de las compañías, y muchos esfuerzos se han enfocado en recortar u “optimizar” el gasto para garantizar que los costes de funcionamiento se mantienen bajos. Sin embargo, en los últimos años, el protagonismo de esta área ha aumentado también su reconocimiento para aportar un enfoque estratégico en el crecimiento a largo plazo de las empresas. A medida que el papel de los equipos de compras se hace más significativo, queda claro que tienen mucho más que ofrecer, y no solo se encargan de reaccionar pasivamente a ciertas presiones, y que pueden ser una área proactiva y estratégica que genere valor para toda la compañía.
Estas dos ideas de generación de valor, la tradicional y la que observamos actualmente, no tienen que entenderse como fuerzas opuestas. Por el contrario, deben verse como complementarias para crear una estrategia de compras moderna y eficaz. Con el apoyo de las herramientas digitales, los departamentos de compras no solo pueden reestructurar los gastos, sino que también pueden realizar cambios proactivos que garanticen la resiliencia de la empresa a largo plazo.
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Reduciendo los costes
Aunque la inflación ha disminuido en los últimos meses, la incertidumbre económica en toda la Unión Europea ha hecho que la gestión de costes siga siendo una de las principales prioridades, creando valor para muchos responsables de compras. De hecho, en una reciente encuesta realizada por Amazon Business, un tercio de los encargados de compras (34%) considera la mejora de la gestión de costes como su principal prioridad para este 2023, puesto que esa es su manera de paliar el impacto del aumento de los precios del transporte, los gastos de producción y la escasez de mercancías.
Aunque es importante que los responsables de compras tengan en cuenta la eficiencia, la sostenibilidad y la facilidad de uso, el coste sigue siendo, claramente, el factor determinante a la hora de señalar qué producto es el más rentable. Es también el principal aspecto en el que se fijan los altos ejecutivos cuando buscan generar ahorros.
Como otras empresas, CSAT Solutions tenía un sistema de compras muy descentralizado. Esta organización mantenía cuentas de proveedores con muchas empresas y solo realizaba compras anuales, lo que suponía grandes costes en tiempo y dinero. Gracias a Business Prime, la compañía pudo consolidar sus proveedores en un 50%, lo que redujo los gastos de administración y permitió recortar sus costes en un 40% al año.
Al mismo tiempo, el incremento del trabajo en remoto y la disponibilidad de más herramientas digitales han hecho que asistamos a un enfoque más distribuido. A pesar de que esto es una buena noticia para promover la elección individual entre diferentes suministros y eliminar capas burocráticas, es un área clave en la que los costes podrían dispararse rápidamente sin la adecuada supervisión.
Para que una estrategia de compras digital distribuida sea exitosa y permita ahorrar costes, estas herramientas deben permitir a los equipos establecer parámetros que garanticen que los empleados minimizan los costes al mismo tiempo que se tiene en cuenta la sostenibilidad y las directrices locales. Los equipos también deben poder establecer flujos de trabajo y de aprobaciones eficientes para minimizar las compras innecesarias antes de que se produzcan. Con todo esto, el ahorro de costes a corto plazo es otro pilar clave para crear valor para la compra.
Inversiones a largo plazo
Aunque la reducción de costes sigue siendo un elemento importante de la actividad diaria de los departamentos de compras y puede aislar a las empresas de las turbulencias económicas, no es suficiente por sí sola para generar valor. Las organizaciones deben invertir proactivamente para garantizar su resiliencia ante las presiones externas, y no solo adaptarse o reaccionar ante ellas. El departamento de compras debe aprovechar su rol de evaluador de recursos para desempeñar un papel activo ante el equipo directivo, lo que incluye orientar sobre dónde podrían reinvertirse los ahorros o ingresos generados.
No obstante, no siempre es fácil acceder a la información precisa para elaborar recomendaciones de este tipo. Con el incremento de la digitalización, la gestión de compras se ha vuelto cada vez más compleja, con la disponibilidad y el uso de diferentes herramientas… La integración de estas herramientas en una sola plataforma es un paso clave para aumentar la eficiencia a través de la cual los equipos de compras pueden obtener una mejor visibilidad y el consiguiente control sobre el gasto en toda su organización.
Utilizando la función Spend Visibility de Amazon Business, compañías como Uber han podido entender y controlar de manera más eficiente sus gastos. Gracias a los completos informes analíticos de negocio que se generan automáticamente en tiempo real, Uber ha podido acelerar su toma de decisiones de compra e identificar las áreas que necesitan mejoras. La facilidad que supone el acceso a esta información de alto valor, basada en datos, no solo permite ahorrar costes y planificar la reinversión, sino también genera ahorros, sobre todo de tiempo, y posibilita que los equipos dediquen sus esfuerzos a la creciente gestión estratégica de su rol.
Más allá de la sostenibilidad
La incertidumbre económica no es el único factor que está generando presión a los equipos de compras. En muchos casos, la creciente conciencia medioambiental se convierte en una cuestión clave para las empresas. Cada vez más autoridades están generando nuevas políticas medioambientales, como la Ley de la Cadena de Suministro de la UE (Supply Chain Law), que obligará a las compañías europeas a auditar a sus proveedores a lo largo de todo el proceso operativo.
En este contexto, los mismos empleados buscan que sus compañías den prioridad a las políticas sociales y medioambientales, como un reflejo también de las preocupaciones de los consumidores.5 Según una encuesta realizada por Amazon Business, más de la mitad (59%) de los responsables de compras consultados considera que la mejora de la sostenibilidad en sus compras es su principal prioridad durante este año. 6 Este porcentaje es significativamente mayor al de aquellos que dan prioridad a los costes (34%), lo que muestra, tanto un aumento en la necesidad de un cumplimiento legal como de unos compromisos ideológicos y medioambientales.
A pesar de esta buena voluntad, las compras sostenibles y el control de los costes no siempre van de la mano. Muchas veces, la compra de productos sostenibles o de origen local resulta más cara que otras opciones del mercado. Por esto, muchos equipos se ven obligados a buscar un equilibrio entre el control de gasto, el cumplimiento de las normas, los objetivos de sostenibilidad de la compañía y los compromisos con los clientes y compañeros o socios.
Mediante el uso de herramientas digitales de compras, los equipos de este departamento pueden establecer parámetros para que las compras de los empleados (desde equipos informáticos hasta los suministros de café) cumplan con criterios de rentabilidad y sostenibilidad. Este tipo de herramientas garantizan que el cumplimiento de la normativa en materia de compras resulte sencillo para todos los empleados.
Compañías como Siemens UK, han utilizado la función de Compras Guiadas de Amazon Business para establecer parámetros de compra en torno a los tipos de esfuerzos en materia de sostenibilidad que son más relevantes para ellos, bien sea reducir las emisiones de carbono, o el uso de materiales o embalaje más sostenible. Siemens UK está explorando cómo integrar estos procesos dentro de su compromiso por reducir la huella de carbono de su cadena de suministro en un 20% para 2030.
Otra área de altas emisiones puede estar en el propio proceso de entrega. Cuando se hacen pedidos de forma tradicional, las emisiones de las entregas pueden acumularse rápidamente con múltiples pedidos a varios proveedores. Con el uso de servicios de contratación digital, las empresas pueden tomar el control de estas entregas, realizar pedidos a varios proveedores a la vez y consolidar sus entregas.
En la economía actual no existe una única vía para que los equipos de compras aporten valor. Sin embargo, mediante la digitalización de los procesos de compra es posible generar un ahorro a corto plazo y planear inversiones para el futuro.
