6 claves estratégicas a tener en cuenta en el departamento de compras

Establecer criterios adecuados de categorización de riesgos, la homologación óptima de proveedores, la transparencia en la comunicación con ellos, y trabajar en un marco tecnológico y de automatización de procesos, algunas de las claves

Publicado el 13 May 2021

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Las empresas españolas se enfrentan actualmente a grandes retos en el área de suministro y gestión de proveedores, en todos los tipos de industrias y comercios. El intermitente cierre de fronteras dirigido a contener la pandemia, o acontecimientos recientes como el colapso del comercio marítimo tras el encallamiento de buque Ever Given en el Canal de Suez, que mueve a diario una media de 9.500 millones de dólares*, han evidenciado los riesgos directos y aumentado la preocupación de los departamentos de compras de las empresas por tener bien controlados los procesos y poder tomar mejores decisiones.Los CPO (Chief Procurement Officer) sienten que han tenido que enfrentarse a grandes cambios en tiempo récord, hasta el punto de que un 62% ve ahora prioritario incrementar la resiliencia en la cadena de suministro tal y como señala un estudio de Capgemini. Desde Fullstep, compañía especializada en la digitalización end-to-end del proceso de compras, aprovisionamiento y cadena de suministro, evidencian la necesidad de implementar medidas que ayuden a las empresas españolas a mitigar el impacto de entornos cambiantes y de crisis, haciendo un repaso por los retos a los que se están enfrentando los Directores de Compras en torno a la gestión de proveedores.

1. Analizar la complejidad de la gestión de riesgos. Es recomendable hacerlo con la aplicación lógica de un proceso de 3 fases clave: la primera, el diseño del modelo de gestión para identificar las categorías de suministro, el mapa de posibles riesgos y su nivel de criticidad en cuanto a probabilidad de ocurrencia, dificultad de detección y nivel de gravedad. En segundo lugar, la gestión operativa de este modelo. Y, por último, el control y mejora continua del proceso.

2. Establecer criterios de la categorización de riesgos. Una función optimizada de compras debe establecer un sistema para identificar y gestionar adecuadamente los riesgos en toda la cadena de valor. Tener previsto un riesgo y contar con un paliativo para éste, puede suponer una enorme ventaja para la empresa frente a quienes no lo hayan hecho. “Es muy importante adelantarse. Para ello, es recomendable identificar el mapa global de riesgos según el tipo de impacto que tenga en la organización: estratégico, financiero, de coste, técnico, de calidad o nivel de servicio, innovación, normativo y sostenibilidad. Este ejercicio proactivo y su adecuada implantación con un sistema óptimo de vigilancia, incorporando tecnología al modelo para incrementar la eficiencia y seguridad, es el camino para recuperar el control de todo lo que, por ser externo a la organización, parece inabarcable”, explica Rosario Piazza, CEO de Fullstep.

3. Búsqueda, selección y homologación de proveedores. Actualmente, las empresas se están basando en unos criterios de evaluación y seguimiento estrictos, además de por las implicaciones que tiene sobre la actividad por las posibles consecuencias reputacionales. Para ello, es necesario establecer un sistema de vigilancia y gestión operativa, combinación de inteligencia y eficacia, contando con la tecnología como base del sistema. El intercambio de datos y la colaboración con los proveedores es una práctica necesaria y cada vez más habitual.

4. Comunicación y transparencia. Es necesario que exista una gestión de proveedores basada en la comunicación y transparencia interna y externa. Según un estudio de McKinsey de 2020, los elementos que mejor funcionan en la colaboración entre empresas y proveedores son el alineamiento estratégico y la comunicación y la confianza. “Poner el foco en las necesidades de las personas dentro y fuera de la organización, es la vía para agregar valor a todos. Es preciso contar con un proceso que fomente y garantice el trabajo en equipo de los profesionales de la empresa y con los proveedores. Solo así se alinean las acciones y la tecnología es uno de los caminos para lograrlo”.

5. Composición y diversificación de la cartera. Uno de los errores más frecuentes dentro de las empresas es desconocer la ubicación de los proveedores de segundo y tercer nivel. Tener visibilidad completa del panel de suministradores es importante para minimizar el riesgo operacional y garantizar el aprovisionamiento.

6. Gestión de pedidos, pagos y facturas. Muchas empresas, sobre todo las de grandes compañías, cuentan con herramientas tecnológicas para la gestión de pedidos, pagos y facturas. Sin embargo, todavía existe margen de mejora, tanto por su nivel de adopción una vez implantadas las soluciones, como por la adecuada integración entre los diferentes sistemas, ya que a menudo se trabaja con módulos independientes y estancos. “Las compañías no deben retrasar la implementación de herramientas para gestionar todo el ciclo Source to Pay, para evitar errores, pérdidas de datos o incidencias a lo largo del proceso. Además, de este modo se reduce la realización de tareas manuales y repetitivas, y los tiempos asociados a estas”.

Una de las principales claves de la gestión end-to-end del proceso de suministro, se encuentra en la digitalización y automatización de los procesos. Las compañías con funciones de compras avanzadas serán las que puedan afrontar ágilmente las crisis. “Y esto pasa por ayudar a las empresas a adoptar soluciones que se apoyen en la digitalización y automatización de procesos. Se trata de un cambio impulsado a nivel europeo, y las empresas españolas deben unirse a él”, concluye.

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Redacción TICPymes

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