Aunque las Navidades son fechas de celebración, muchas pymes experimentan un incremento desproporcionado de su actividad comercial. Particularmente en el entorno minorista, retail o restauración, la actividad previa a las fiestas navideñas es frenética. De hecho, se espera que en las Navidades de 2022 cada español gaste unos 789 € en sus compras, según datos de la Asociación Española de Consumidores. Los expertos de Datisa han elaborado una lista con las 10 recomendaciones básicas para impulsar la gestión de inventarios exitosa.
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La primera regla de la gestión de inventarios navideños es no dejarse sorprender por las vacaciones. Utilizar recordatorios del calendario para hacer los preparativos con suficiente antelación y mantener informados a los miembros del equipo con regularidad. Concentrarse en el periodo comprendido entre Black Friday y Navidad, que será el más duro. Pero, también el más rentable. Utilizar fechas límite para garantizar la entrega de los pedidos y evitar decepcionar a los clientes.
Aprovechar los pedidos por anticipado
Es de esperar que la empresa haya pasado ya por este proceso. Será importante utilizar el análisis de los datos históricos de ventas para predecir y averiguar qué tipo de pedidos anticipados se pueden realizar. Esto garantizará la disponibilidad de existencias suficientes para hacer frente al aumento de los pedidos.
Calcular el inventario en función de las necesidades previstas. Y, aprovechar los pedidos por volumen anticipados para poder obtener los mejores precios con los proveedores.
Establecer niveles de inventario óptimos
Con una planificación adecuada, es posible saber exactamente qué niveles de inventario se necesitan para gestionar esta temporada navideña: ni demasiado altos, para no disparar los costes, ni demasiado bajos, para no quedarse sin existencias.
Planificar con antelación para responder mejor a la demanda del mercado y garantizar que el inventario se mantiene por encima de los niveles mínimos.
Realizar auditorías continuas
Un buen gestor de inventarios vigila constantemente las cifras de mermas de inventario y el índice de rotación para ver si hay que hacer ajustes. Realizar más auditorías de inventario durante la temporada de vacaciones para detectar a tiempo cualquier problema potencial. Mantener una mejor evaluación de los niveles de inventario y reponer el stock según sea necesario.
Agilizar los envíos
Los envíos son muy importantes durante las fiestas. Al fin y al cabo, los regalos de Navidad que llegan el 26 de diciembre o el 7 de enero no agradarán al cliente. Garantizar que los pedidos se cumplimentan y envían a tiempo. Y considerar la posibilidad de contratar a una empresa de logística externa para que ayude con los picos de trabajo. Estas empresas 3PL pueden encargarse del almacenamiento, el embalaje y el envío para que los responsables de la gestión de almacén puedan centrarse en otras cosas.
Controlar los niveles
Controlar los niveles de inventario como un halcón durante esta temporada y prepararse para reaccionar rápidamente si aumentan los pedidos de un producto que no estaba previsto que fuera tan popular. O, al contrario. Reconfigurar los niveles si había más pedidos previstos para un producto cuyas ventas han sido decepcionantes y hay que reducirlos.
Realice un seguimiento de los flujos de inventario y hacer comparativas para predecir futuros pedidos, y planificar en consecuencia para el próximo año basándose en las métricas rastreadas.
Gestionar el tiempo
Disponer siempre de cierto margen de maniobra en términos de tiempo y costes de inventario. En Navidades es posible que las empresas se enfrenten a circunstancias imprevistas. Por lo tanto, es importante prepararse para lo inesperado. Tener en cuenta los posibles retrasos en el envío y la recepción del inventario, y esperar que los retos se pongan de manifiesto en las auditorías continuas. Ser flexible para facilitar la adaptación a cualquier situación posible: el éxito de la empresa depende de ello.
Atender a los proveedores
Mantener un estrecho contacto con sus proveedores es fundamental durante la temporada navideña. Informarles con antelación de cuáles son las necesidades de la organización para que puedan hacer sus propios planes. Compartir datos para que entiendan cuáles son las necesidades reales del negocio. Y colaborar para superar posibles problemas de suministro. Buscar acuerdos a largo plazo y discutir las compras al por mayor para garantizar los mejores precios posibles.
Utilizar programas informáticos
En muchas de estas recomendaciones, el software es un tema recurrente. El ERP ayuda a gestionar y controlar el inventario, a realizar un seguimiento analítico detallado y a llevar a cabo una actividad más organizada. En concreto, el ERP de Datisa, facilita el control de stock, planificación segura de las compras, trazabilidad documental, entrada sencilla de datos, informes personalizables, etc.
