Productividad, eficiencia y ahorro son tres de los importantes beneficios que ofrece la tan ansiada “oficina sin papeles”. Gracias al gran esfuerzo realizado por administraciones y empresas privadas, cada vez son más las organizaciones en las que los documentos digitales están superando a las tradicionales copias en papel. La tendencia global es la implantación de un sistema de gestión documental que facilite el uso automatizado de la información.
Ya quedan atrás las mesas de trabajo llenas de pilas de papeles pendientes de archivar. Las nuevas tecnologías y las políticas incentivadoras, por parte de los distintos gobiernos, están siendo la clave para poder llevar a cabo este gran cambio en la forma de trabajar de pequeñas y grandes organizaciones. La participación en el cambio del sector público está siendo decisiva. En España, por ejemplo, en la última década el impulso de la digitalización de la administración pública ha sido crítico para garantizar el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
En este sentido, han sido también fundamentales las distintas ayudas que administraciones centrales y autonómicas han dedicado a este tema para digitalizar los fondos de bibliotecas, editoriales, sedes judiciales, digitalización de las aulas, etc. En cuanto al sector privado, la creciente digitalización de los procesos de negocio y las industrias está siendo posible gracias al gran avance de la tecnología que ha desarrollado equipos sencillos y económicos que están al alcance de todos.
Gracias a estos avances tecnológicos ya es posible que cualquier empresa pueda escanear cualquier tipo de documento, incluyendo facturas, recibos, pólizas de seguros, etc., en cualquier lugar: oficina central, oficina del cliente, etc. Y que al tiempo permita subir la información automáticamente a la nube de modo que cualquier miembro de la empresa la pueda consultar desde cualquier dispositivo: smarthphone, tablet o portátil, en cualquier momento.
Esta nueva forma de trabajar rápida, eficaz y barata está siendo de gran ayuda en sectores que tradicionalmente se veían obligados a lidiar con los documentos en papel como por ejemplo el farmacéutico, el financiero, los despachos de abogados o los agentes de seguros. Esta apuesta firme y definitiva por la oficina sin papeles incide directamente en la productividad de una empresa y se convierte en un valor fundamental en cualquier negocio.
