SealPath, compañía especializada en la creación de soluciones para la protección y el control de la información confidencial IRM, ha recopilado unas sencillas recetas para que las empresas se adapten a la nueva regulación europea de protección de datos.
1. Analiza qué datos de terceros gestiona tu organización
Obtén un esquema preciso entre las diferentes unidades de la organización sobre qué datos se recogen de terceros y dónde se almacenan éstos. Realiza un inventario de los mismos indicando el tipo de dato recogido, dónde se recoge y dónde se almacena. Una buena parte de este trabajo ya se habrá hecho para cumplir con la anterior regulación (LOPD en España), pero es buen momento para llevar a cabo una revisión. Ten en cuenta que para la GDPR cualquier dato que puede identificar a un usuario (incluyendo emails, IPs…) cuenta.
2. Revisa tu política de privacidad para los datos recogidos de terceros.
Hay que tener en cuenta que el consentimiento sobre la cesión de datos debe ser explícito. Debe ser aceptado por el usuario (libre, específico, informado y no ambiguo) y no vale recoger datos por defecto. Las políticas de privacidad deben ser claras y concisas y, por supuesto, requerir el consentimiento del usuario sobre si está interesado en que sus datos puedan ser compartidos con terceros. Revisa esta política en cada punto donde requieras datos de los usuarios. A la hora de desarrollar software y servicios piensa en implementar la “Privacidad por Diseño”, teniendo estas consideraciones de adquisición y gestión de datos de tercero bien presentes desde el inicio.
3. Comprueba si debes nombrar un Delegado de Protección de Datos (Data Protection Officer).
Si su empresa es de más de 250 empleados, si el core de su compañía consiste en el procesado y gestión de datos de terceros o si gestiona datos de categorías especiales (raciales, étnicos, políticos, religiosos, genéticos, biométricos, orientación sexual, criminales, etc.) debería nombrar un delegado de protección de datos. El DPO debe informar y asesorar a la compañía de sus obligaciones, monitorizar el cumplimiento de políticas de la organización, documentar los datos que se recogen, registrar destinatarios, monitorizar fugas y responder a las peticiones de las autoridades supervisoras. Puede ser recomendable pedir asesoramiento externo, para ver cómo gestionar este punto, sea con personal externo o interno.
4. Prepárate para las notificaciones de una pérdida o fuga de datos
Las organizaciones deben notificar a las autoridades supervisoras las fugas de datos en las que se pongan éstos en riesgo, de forma que puedan tomar las medidas apropiadas. El periodo para dar la notificación es muy corto: 72 horas. Por otro lado, las multas potenciales a las que se expone la empresa son muy cuantiosas y pueden llegar a 20M€ o al 4% de la facturación. En el ámbito de las notificaciones resulta crítico conocer qué riesgos de fuga hay en la organización y qué medidas hay para protegerse de los mismos. Esto puede resultar muy útil para implementar con agilidad un protocolo de notificación.
5. Implanta controles de seguimiento, gestión, y protección de datos
Los usuarios tienen el derecho de preguntar dónde se almacenan sus datos y de eliminarlos si es necesario o pedir una copia digital de los mismos para transferirla a otro si así lo considera necesario.
