En tiempos de crisis, las empresas tienen una necesidad crucial de recortar gastos y hacer más por menos. Esto hace que se estén mirando con lupa los costes y examinando cómo optimizar el funcionamiento de las organizaciones. Los responsables financieros no tardan mucho tiempo en reparar en los enormes gastos de las partidas de viajes, pues se trata del de mayor cuantía en las empresas españolas tras los salarios y el I+D y que en nuestro país asciende a más de 13.000 millones de euros. Estos viajes y desplazamientos además de una continua sangría de dinero, implican además, una disminución de la productividad de las empresas y sus empleados.
Alberto Fernández, Director General de Tandbergpara Iberia y Sudamérica cita el ejemplo de una simple reunión de unas horas que exija de un viaje de ida y vuelta Madrid-Barcelona, “esta reunión puede tener un coste final de unos 2.500 euros, y eso si suponemos que se trata de un viaje ida y vuelta que no requiere de noches de hotel. A lo que nos cuestan los billetes, taxis o aparcamientos, tenemos que añadir las horas/hombre”, cita Fernández, “que muchas veces no caemos en esas horas que estamos pagándole al trabajador en concepto de salario y que para la empresa son totalmente improductivas, pues se trata de tiempo perdido en salas de espera de aeropuertos, taxis, etc…” No se trata, por tanto, del gasto del viaje de avión. La gente que viaja también tiene que alojarse, y alimentarse a lo que sigue una serie de horas improductivas para la empresa.
Los últimos informes lanzados por Tandberg, como el de Quocirca indican que un 50% de los viajes podrían evitarse gracias al uso de la videoconferencia, una tecnología que permite tanto a un grupo grande como pequeño de personas comunicarse al mismo tiempo y compartir información independientemente de su localización.
Ante esta situación y con la necesidad de seguir reuniéndose con otras personas para cerrar acuerdos o poder trabajar con equipos dispersos geográficamente, la videoconferencia se ha posicionado como una herramienta muy útil y clave en el control de los gastos de las empresas, aumentando la productividad de los empleados y eliminando los gastos innecesarios relativos a viajes y desplazamientos.
Con la videoconferencia, el personal puede realizar su trabajo diario y reunirse cara a cara y en tiempo real con personas y equipos situados a kilómetros de distancia, sin perder tiempo, productividad y dinero. Además, aumenta la efectividad de las comunicaciones telefónicas. Según un estudio internacional realizado por la consultora Rooper y Tandberg, sólo el 23% de las personas presta total atención a lo que sucede durante las reuniones cuando estas son sólo por audio como por ejemplo las famosas conference call, mientras que este porcentaje sube a un 55% cuando en la reunión estás cara a cara con tu interlocutor como ocurre con las videoconferencias.
