En nuevo reglamento europeo ha cambiado la forma en la que las empresas recopilan, almacenan y usan la información de sus clientes y trabajadores. Los departamentos de RRHH gestionan muchos datos personales de sus trabajadores; nombre, dirección, nóminas, bajas médicas, nº de cuentas bancarias… una información muy sensible que deberá cumplir también con el nuevo reglamento de protección de datos.
Si eres trabajador de una empresa, tienes derecho a consultar toda la información que la empresa almacena sobre ti y solicitar una copia. La forma más eficiente, transparente y rápida es que la empresa ponga a disposición de los trabajadores un portal del empleado seguro en el que consultar toda esta información.
Entonces ¿Cómo podemos encontrar el equilibrio desde los departamentos de Recursos Humanos?
El objetivo de la nueva regulación es estandarizar y fortalecer los derechos de los residentes europeos en relación a sus datos personales. Esto significa que cualquier organización que se ocupe de los datos privados de residentes en la UE debe cumplir con los nuevos estándares de transparencia, seguridad y sobre todo responsabilidad.
La nueva normativa obligará a las empresas a guardar únicamente datos de sus empleados que sean correctos, actualizados y necesarios en una plataforma que cumpla también con el nuevo reglamento. Las empresas se verán obligadas a comunicar con claridad, cómo, dónde y durante cuánto tiempo se almacenará la información personal de un/a trabajador/a.
Así mismo, los trabajadores podrán hacer uso de su información personal en cualquier momento, pudiendo solicitar una copia de todos los datos almacenados por la empresa u ordenar que sean borrados. Fomentar la cultura de la privacidad de datos es esencial en una empresa y los responsables de recursos humanos deben entender el riesgo y la responsabilidad que conlleva manejar información de los trabajadores.
Ahora es el momento clave para utilizar programas de recursos humanos que cumplan con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), puesto que su incumplimiento supondrá multas que pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.
No queda mucho tiempo para el 25 de mayo, por eso es importante que en la planificación de la empresa tenga en cuenta el tratamiento que desde RR.HH. se hace de los datos personales de los trabajadores.
