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Muchos empresarios comparten la idea de que permitir ciertas libertades crea un entorno de trabajo más satisfactorio, donde un empleado contento es un empleado más leal y productivo. Esto, que en principio es cierto, cambia cuando la permisividad afecta a la productividad misma. Sin embargo, el miedo a afectar negativamente al clima laboral es, la razón principal para que muchas empresas se muestren reacias a implantar medidas para la monitorización de los accesos a Internet de los empleados. A este motivo, se suma, además, el recelo por tener que incurrir en costes de TI adicionales para hacer efectivo este control.

Pero un uso desmesurado de Internet para fines personales puede llegar a ser tremendamente costoso para una empresa. Hoy día perder tiempo en Internet resulta muy sencillo, ya que responder a unos cuantos e-mails personales, comprobar los resultados deportivos y ojear algunos titulares puede suponer fácilmente una hora del tiempo de un trabajador. “A modo de ejemplo, en un departamento de ocho personas, la pérdida de una hora por trabajador supondría la pérdida de una jornada laboral total”, destaca Amy Babinchak, Microsoft Valued Professional.
El control de los accesos a Internet es, por tanto, cada vez más útil y necesario para las empresas. Eso sí, no se trata de cortar de raíz el acceso a Internet de los empleados, ni de emprender una política de vigilancia constante que les intimide y limite. Según GFI Software, las políticas de control deben implantarse y gestionarse de manera adecuada, para que sean realmente efectivas. Para el proveedor de software de correo electrónico y de seguridad, con un uso diligente, la monitorización de páginas web ayuda a las organizaciones a orientar a sus empleados sobre cómo mejorar la gestión de su tiempo, compaginando su carga de trabajo con la navegación en Internet de una manera razonable, en las horas de trabajo. Según GFI Software, las empresas pueden poner en marcha varias iniciativas para que los empleados valoren positivamente las políticas de monitorización y no se sientan “vigilados”, como proporcionar una declaración clara de la política, explicando sus razones y sus metas.   Se ha comprobado que las políticas bien fundamentadas y que persiguen unas metas claras, cobran sentido para los empleados y son más fáciles de aplicar. Compartir y celebrar los logros alcanzados con los empleados, asimismo, ayuda a que los mismos se sientan parte del equipo y partícipes del proyecto. Es preciso, además, otorgar confianza a los empleados, dejándoles participar activamente en la decisión de qué páginas podrán visitar y cuáles no. La mayoría de los trabajadores necesitan la consulta de 5 a 20 páginas web para sus labores profesionales. Ya que son los propios empleados los que mejor saben qué páginas necesitan consultar, lo más conveniente es preguntarles para generar una lista blanca de Webs que se pueden acceder de manera habitual. Finalmente, es recomendable enseñar a los empleados los informes de monitorización. Esto fomentará la auto-monitorización. Los empleados saben que la dirección también puede consultar estos informes y se esforzarán por causar una buena impresión. Enviar a los empleados un informe semanal sobre su uso de Internet, hará que quieran ser retratados de la mejor manera posible y puede causar, incluso, que algunos empleados traten de destacar positivamente frente a otros.
Para llevar a cabo esta política de monitorización existen herramientas TI como GFI WebMonitor, una utilidad para Microsoft ISA Server, que permite monitorizar los sitios que están examinando los usuarios al igual que los archivos que se están descargando – en tiempo real. Además, permite bloquear el acceso