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Opinión

La gestión documental en los despachos de abogados
22 de febrero 2016

El uso de la tecnología en beneficio del despacho y de los clientes.
David Romero

El impacto de las tecnologías, especialmente de gestión documental, está suponiendo un auténtico cambio de paradigma en la práctica jurídica, así como un terreno lleno de inseguridades para los profesionales que quieren seguir teniendo controlados sus documentos y evitar los riesgos que su gestión y custodia entrañan.

La abogacía es uno de los sectores donde una correcta gestión documental no sólo supone eficacia y eficiencia en la atención de sus clientes además de una forma de prevenir riesgos, sino que es un medio importante para el cumplimiento deontológico y legal que exige su ejercicio.

La implantación de un sistema de gestión documental debe de ir siempre acompañada de la puesta en marcha de políticas y procedimientos apropiados establecidos por el despacho. Por este motivo, tan importante es la elección del sistema informático adecuado como la elección de su implantador, cuyo conocimiento del sector y de la gestión documental se convierte en elemento clave a la hora de garantizar el éxito del sistema.

La experiencia acumulada en el sector nos ha enseñado a solventar la confrontación generada por la necesidad, por un lado, de compartir el conocimiento del despacho (activo incuestionable del negocio) con la exigencia de asegurar, por otro, la confidencialidad de los documentos y su protección, retención y destrucción tanto por cumplimiento legal como por ética profesional.

De acuerdo con ello, una solución de gestión adecuada ha de permitir e impulsar tanto la gestión del conocimiento del despacho como la participación del cliente en el proceso, agilizando los trámites y estando informado de forma transparente de la evolución de sus asuntos. Un sistema centralizado y seguro que permita el acceso a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo en función de distintos niveles de acceso y roles, con comunicaciones seguras y encriptación, permitirá además dotar de agilidad a los profesionales a la vez que se minimizarán los riesgos en caso de pérdida, robo o destrucción de los dispositivos que utilizan.

Es crucial, sin embargo, considerar aspectos no menos importantes como la posibilidad de integración de la solución con otros sistemas informáticos (ERP, herramientas ofimáticas, de gestión comercial y clientes y soluciones de mensajería). En un mundo cada vez más conectado, donde a diario intercambiamos gran cantidad de información variada y por distintos medios, poder acceder, compartir, colaborar y participar en los procesos del despacho desde cualquier lugar y dispositivo supone una ventaja diferencial en el servicio a los clientes en un entorno cada vez más exigente. En él no sólo la transparencia, experiencia y profesionalidad, sino también la agilidad, capacidad de respuesta y seguridad se convierten en factores clave del negocio.

Es necesario destacar una serie de beneficios que aporta la gestión documental en la práctica profesional:

* Inmediatez en la localización de los documentos

* Posibilidad de gestión de documentos y también de expedientes, conjuntos de distinta tipología, archivos multimedia, etc.

* Ahorro de tiempo que permite una mayor productividad y eficiencia en el servicio al cliente

* Reducción del riesgo profesional de los abogados gestionando adecuadamente información sensible, custodiando los documentos y guardando el debido secreto profesional

* Facilidad en el cumplimento deontológico y legal asociado a la documentación del despacho

La implantación de un sistema de gestión documental es un proyecto no sólo de carácter empresarial. También representa un proyecto tecnológico que exige la elección de la solución adecuada y de profesionales experimentados, así como diligencia y constancia en la aplicación de las políticas de gestión del despacho. En cualquier caso, redundará en beneficios tanto para los clientes como para propio despacho.

David Romero, Business Development Manager de Quonext

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