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Los Ayuntamientos españoles están destinando más euros de los necesarios a la gestión de sus procesos documentales. Esta es la principal conclusión del estudio recientemente presentado por Kyocera y que pone de manifiesto la necesidad de reorganizar el parque de impresoras de la Administración Pública. Según los datos facilitados por la compañía de origen japonés, un Ayuntamiento de 200.000 habitantes gasta, de media, unos 70.000 euros anuales en consumibles, cifra que podría reducirse en un mínimo de un 25% estableciendo las medidas oportunas.

¿A qué se enfrentan los Ayuntamientos?   El principal problema al que deben hacer frente estas instituciones es la gran cantidad de equipos de diferentes marcas que han ido adquiriendo a lo largo del tiempo, por no disponer de una gestión de compra centralizada. Al tener un gran parque de impresoras es muy difícil establecer un control sobre el número de trabajos que se realizan, lo que impide a su vez contabilizar el gasto de consumibles. Otro problema derivado de la variedad de modelos y dispositivos es el encarecimiento de los pedidos de tóner y otros consumibles, ya que cada área o departamento realiza sus propios pedidos, acción que abarataría la adquisición de los mismos.

El segundo gran inconveniente al que se enfrentan los responsables de informática de los Ayuntamientos es la falta de concienciación de funcionarios y trabajadores. No existe una percepción sobre el gasto que genera la mala utilización de los recursos de impresión, lo que aumenta el número de trabajos y, en definitiva, la inversión de las instituciones públicas en esta área.

Según las propias conclusiones del estudio los empleados son reacios a la disminución de equipos personales de sobremesa porque tienen miedo a perder privacidad de lo que imprime frente al resto de usuarios, además de disminuir su comodidad, al tener que levantarse del sitio a la hora de recoger un documento.

“Lo recomendable en el caso de la Administración Pública es realizar un análisis de los costes de impresión, teniendo en cuenta factores como la cantidad de páginas mensuales que se utilizan, el tipo de documentos que se imprimen y qué usuarios y departamentos son los que realizan las impresiones. De este modo se pueden identificar las necesidades y buscar una solución que se adapte a ellas de modo más eficiente y económico”, según Natalia Orueta jefe de mercado para el sector público de Kyocera.