Son muchas las personas que sienten que tienden a dispersarse a la hora de realizar sus tareas diarias, tanto en el entorno laboral como en el personal, algo que hace mella en su productividad. Esto ocurre porque intentan abarcar más tareas de las que nuestro cerebro puede asumir. Esa situación de multitarea, quepara muchos parece el culmen de la productividad, es la que se debe evitar.
¿Por qué? Principalmente porque nos obliga a abrir muchos frentes a la vez que no se terminan de cerrar, poniendo barreras a la consecución de metas y objetivos. Según el ‘Método de las Cajitas’ de Aritz Urresti, CEO de goalboxes, es necesario abarcar, como mucho, dos tareas a la vez que seamos capaces de cerrar rápidamente. Una vez resueltas, podremos empezar con la siguiente, siendo de esta manera mucho más ágiles y productivos.
“El problema radica en que la agilidad para cambiar de una tarea a otra está muy valorada, sobre todo entre directivos. Esto es así hasta el punto de que, entre altos mandos, dedicar más de diez minutos a una cuestión concreta se vuelve casi imposible y la actividad frenética se considera positiva”, explica Urresti.
Desde su punto de vista, aquellos profesionales capaces de atender a varias cosas de forma simultánea gozan de gran popularidad. Sin embargo, actuar de este modo acarrea consecuencias muy graves en lo que respecta a operatividad y, sobre todo, en resultados. “El cerebro tiene una dinámica de funcionamiento: los cambios de gestión le obligan primero a hacerse cargo para recordar de qué va el asunto y, después, a otro proceso de puesta en marcha. Es algo así como arrancar motores y calentar con cada cuestión que ha de acometer, similar a lo que sucede con las interrupciones”, afirma.
¿Cuáles son las claves para gestionar correctamente un largo listado de tareas?
- Para empezar, hay que tomar nota de todas y cada una de las actividades diarias que tenemos, hasta las más nimias, y del tiempo que podemos destinarles.
- Después, es necesario clasificar las ocupaciones por su relevancia, desde las que involucran al desarrollo propio o de la organización de nuestro negocio hasta las más insignificantes. El objetivo es lograr que las primeras no se vean postergadas por las menos importantes.
- Más tarde, se agruparán las tareas y se calculará el tiempo semanal que cada grupo compromete.
- Confeccionado el cuadro de tareas, hay que identificar las que son de Alta Rentabilidad (aquellas estrategias que mayores beneficios aportan al negocio) y las de Baja Rentabilidad (necesarias para que nuestra empresa funcione pero que no son determinantes para su crecimiento).
- Asignamos días y horarios específicos de ejecución para todas ellas. Hay que tener en cuenta que, para obtener un mayor éxito, se debe dedicar al menos 3 horas diarias a las tareas de Alta Rentabilidad.
- Una vez colocadas en la agenda de trabajo, hay que blindar y proteger estas tareas de Alta Rentabilidad, darles prioridad absoluta. Y eso se consigue eliminando los factores de distracción, como la tendencia a la multitarea. No obstante, siempre reservaremos un tiempo de atención para imprevistos e interrupciones, y haremos hueco a las tareas de Baja Rentabilidad.
“Enfocados a un propósito, aprendemos a gestionar nuestro tiempo con habilidad y conseguimos ‘reconcentrarnos’ con mayor rapidez tras ser asaltados por eventualidades”, concreta Aritz Urresti.
